12 - A correspondência oficial

"Correspondência"
significa "relacionamento".

 
Isto quer dizer que, como em todo tipo de relacionamento, todos os tipos de correspondência requerem cuidados específicos. Para isto é necessária a preservação e a observação de certas regras. A internet trouxe muitas novas formas de comunicação à distância. O uso de processos de correspondência eletrônica como o "e-mail", o WhatsApp, etc., eliminou aquela demora da entrega de correspondência realizada através do correio, fazendo com que a mensagem chegue ao destinatário quase no mesmo instante em que é enviada. Entretanto, isto não muda as regras de redação para mensagens oficiais, comerciais, requerimentos, etc. 

"Correspondência" significa qualquer tipo de relação entre pessoas, objetos, etc. O envio e o recebimento de uma mensagem, seja via SMS (telefone celular), por correio ou por "e-mail", constitui uma correspondência entre duas ou mais pessoas. A pessoa que a envia é o "remetente". Se a mensagem é dirigida especificamente a uma pessoa, esta é o destinatário ou receptor. Qualquer que seja o meio de envio, é preciso que o remetente saiba formular com clareza o que deseja transmitir. É preciso evitar aqueles textos com muitas cerimônias, muitos elogios, como os que eram comuns até há algumas décadas. Atualmente, o remetente devem lembrar que o destinatário pode não dispor de muito tempo para ler a mensagem. Portanto, o texto deve conter uma linguagem obviamente gentil, mas ao mesmo tempo simples, direta e objetiva. 

Quando se redige qualquer tipo de correspondência, devem ser observados alguns princípios básicos quanto à mensagem, ao estilo de linguagem, às formas de tratamento, aos modelos padronizados e ao endereçamento. Se o autor desconsiderar o modo de organizar os elementos de uma carta ou documento, a comunicação não se concretizará. A correspondência é a forma escrita que mais tem a ver com a vida prática de todos nós. Dependendo de cada situação, uma correspondência mal redigida pode trazer muitos problemas, muitos até graves. 

A correspondência oficial 

A correspondência  particular é aquela que ocorre entre duas ou mais pessoas, íntimas entre si ou não, mas sem formalidades. No entanto existem outros tipos de correspondência em que certas formalidades são necessárias. É o caso da correspondência oficial, que é dirigida a instituições públicas civis ou militares ou provém delas. São exemplos de correspondência oficial as relativas aos atos dos poderes executivo, legislativo e judiciário, requerimentos, avisos à população, advertências, editais, etc.

Numa correspondência oficial, além de colocar as idéias em ordem antes de escrevê-las, é preciso considerar o destinatário (mesmo que o remetente não o conheça) quanto à sua posição social ou profissão para escolha da mensagem mais adequada. Por exemplo, caso o remetente queira enviar uma solicitação a uma autoridade, deve evitar a exposição de razões que só interessam particularmente ao próprio remetente. Neste caso, em vez de razões pessoais, devem ser incluídas na redação argumentos baseados nos direitos do autor e na legislação. 

Formas de tratamento 

Quanto à forma de tratamento em relação ao destinatário, o remetente deve usar o  mais adequado segundo o título de autoridade. Observe os exemplos de autoridades e  as formas de tratamento referentes a elas. Observe também que na maioria dos casos  esses tratamentos devem ser expressos em forma abreviada. 

Vossa Excelência/Vossas Excelências - V.Exa. / Vs.Exas. - para governadores, prefeitos, embaixadores, ministros e secretários de Estado. Se o destinatário for o presidente da República, o tratamento deve ser escrito por extenso, não abreviado. 

Vossa Senhoria/Vossas Senhorias - V.Sa./Vs.Sas. - para ocupantes de cargos de serviço público menos importantes. 

Vossa Reverência/Vossas Reverências - V.Reva./Vs.Revas. - para sacerdotes.

V.A./VV.AA - Vossa Alteza/Vossas Altezas - para príncipes.

V.M./VV.MM. - Vossa Majestade/Vossas Majestades - para reis, rainhas, imperadores e imperadoras ("imperatriz" é a esposa do imperador, a mulher que governa o império é "imperadora"). 

V,S. - Vossa Santidade - exclusivamente para o papa. Deve ser escrita sempre em abreviatura.

V.Ema./Vs.Emas. - Vossa Eminència/Vossas Eminências - para cardeais.

V. Exa. Revma./Vs. Exas. Revmas. - Vossa Excelência Reverendíssima/Vossas Excelências Reverendíssimas. - para bispos e arcebispos.

Observe que os tratamentos que iniciam com "Vossa" ou "Vossas" são alusivos às pessoas a quem o remetente se dirige. Para pessoas a quem o remetente se refere, mas não se dirige, em vez de "Vossa" ou "Vossas", o tratamento deve ser "Sua" ou "Suas"  - abreviatura: S. - como em "Sua Excelência" (S. Exa.) ou "Suas Excelências" (S. Exas.)

Se a correspondência for enviada por correio, deve ser evidentemente inserida num envelope. O envelope deve ser pouco maior do que a folha escrita para evitar que esta se amasse muito durante o percurso. Se o documento for entregue pessoalmente, basta que as dimensões do envelope sejam adequadas às da folha, e esta pode ser dobrada ou não. 

A seguir: "A Carta Comercial".